Sistem Bilgilendirme

Sistem Belgelendirmenin Tanımı

Sistem belgelendirme, bir kuruluşun yönetim sistemi (örneğin kalite, çevre, iş sağlığı & güvenliği sistemi) standartlara uygun şekilde kurulduğunu, uygulandığını ve sürdürüldüğünü bağımsız bir kuruluşun doğrulaması ve belgeyle tescil etmesidir.

Olması Gerekenler / Temel Unsurlar

• Kuruluşun yönetim sistemine dair politika, hedefler, sorumluluklar, süreçler tanımlanmış olmalı.

• Sistemin uygulanabilir olması — sadece doküman üzerinde değil, gerçek işleyişte olması önemli.

• Uygun belgelendirme veya denetim kurulunun değerlendirmesiyle sistemin efektifliği doğrulanmalı.

• Süreklilik ilkesi geçerli: belge alındıktan sonra da sistemin işleyişi izlenmeli, iyileştirilmeli.

Yaygın Aşamalar

Bu belgelendirme süreci genel olarak şu adımları içerir:

1. Hazırlık ve Planlama
   – Kuruluşun mevcut durumu (şu anki sistem / süreçler) değerlendirilir.
   – Hangi standarda belgelendirme yapılacağı, hedefler, kapsam, kaynaklar belirlenir.
   – Personel bilgilendirilir, proje sorumluları atanır.

2. Yönetim Sistemi Kurulumu
   – İlgili standardın gerekliliklerine göre sistemin dokümanları hazırlanır: el kitabı, prosedürler, süreç tanımlamaları.
   – Politikalar ve hedefler oluşturulur, organizasyonel yapı netleştirilir.

3. Uygulama, İzleme ve İç Tetkik
   – Sistem hayata geçirilir; süreçler çalıştırılır, sorumluluklar devreye girer.
   – İç tetkikler yapılır — sistemin gerekliliklere uyumu kontrol edilir.
   – Ölçme/izleme aktiviteleri ve düzeltici önleyici faaliyetler (uygunsuzluklar varsa) devreye girer.

4. Belgelendirme Denetimi
   – Bağımsız bir denetici veya belgelendirme kuruluşu tarafından denetim planlanır.
   – Denetim genellikle iki aşamalı olabilir: doküman incelemesi ve saha denetimi.
   – Denetim sonucunda uygunluk varsa belge verilir.

5. Belgelendirme, Gözetim ve Yenileme
   – Belge verildikten sonra sistemin çalışmaya devam ettiğini göstermek için gözetim denetimleri yapılır.
   – Belgenin geçerlilik süresi sonunda yeniden belgelendirme denetimi yapılır.
   – Sistem değişiklikleri, kapsam değişiklikleri gibi durumlar için yeniden değerlendirme gerekebilir.

Neden Önemlidir?

• Kuruluşun paydaşlarına güven verir: “biz belirli standartlara uygun çalışıyoruz”.

• İç verimliliği artırabilir, süreçlerin kontrolünü sağlamlaştırabilir.

• Rekabet avantajı sağlar — özellikle ihale veya tedarik zinciri açısından belgelendirilmiş olma şartı aranabiliyor.

• Sürekli iyileştirme kültürünü destekler.